Firmenprüfungen online im Trend

Die vielfältigen Geschäftsaktivitäten der Gütegemeinschaft Kanalbau waren in den letzten Monaten von den außergewöhnlichen Herausforderungen der COVID-19-Pandemie geprägt. So auch die von den Prüfingenieuren durchgeführten Baustellen- und Firmenbesuche, die wichtiger Bestandteil der Gütesicherung Kanalbau sind.

Den vielen Einschränkungen zum Trotz konnte 2020 auch dieses Kerngeschäft in vollem Umfang abgewickelt werden. Dazu beigetragen hat vor allem der Umstand, dass vorhandene Abläufe angepasst und umgesetzt wurden – im Wesentlichen mit dem Ziel, das Infektionsrisiko für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Mitgliedsorganisationen und der Gütegemeinschaft zu minimieren. Unter anderem wurden die Prüfungen, die bislang im Rahmen der Firmenbesuche stattgefunden haben, mit einer „Online-Prüfung“ gleichwertig ersetzt. Eine Umstellung, die in Absprache mit den Gütezeicheninhabern vollzogen und von diesen sehr begrüßt wurde. Auf diese Weise konnten 2.620 Termine mit Firmen durchgeführt werden – 1.567 in Präsenz und 1.053 online.

„Ein wichtiger Bestandteil der Gütesicherung ist die Überprüfung der Gütezeicheninhaber durch einen unabhängigen Prüfingenieur, der vom Güteausschuss des Güteschutz Kanalbau beauftragt ist“, erklärt Dipl.-Ing. Sven Fandrich, Leitung Außendienst, Gütegemeinschaft Kanalbau. Zurzeit überprüfen 29 Prüfingenieure bundesweit sowie im benachbarten Ausland die Qualifikation der Gütezeicheninhaber.

Neben den festgelegten Intervallen für unangemeldete Baustellenbesuche – sie erfolgen nach Gütezeichenverleihung in der Regel in Abhängigkeit der Anzahl der eingesetzten Kolonnen/Teams – wird in regelmäßigen Firmenprüfungen die Erfüllung der Anforderungen an das Fachpersonal und dessen regelmäßige Schulung, an den Umfang der Referenzmaßnahmen (Erfahrung), an Betriebseinrichtungen und Geräte sowie die Eigenüberwachung geprüft.

Stichprobenartige Bewertung

Firmenprüfungen erfolgen situationsabhängig, mindestens aber einmal alle zwei Jahre in den Beurteilungsgruppen AK1, AK2, AK3, VOD, VO, VMD, VM und VP sowie einmal pro Jahr in den Beurteilungsgruppen S, I, R, D, ABAK, ABV und ABS. Hierbei wird stichprobenweise die Einhaltung und Dokumentation der der jeweiligen Beurteilungsgruppe zugehörigen Anforderungen bewertet, einschließlich der Dokumentation der Eigenüberwachung und der Meldungen der Baustellen. Die Unterlagen werden auf Vollständigkeit geprüft und die Ergebnisse protokolliert.

Die Beurteilung der Qualifikation erfolgt unter Berücksichtigung sämtlicher Erkenntnisse in einem zusammenfassenden Bericht. Ausfertigungen erhalten die Gütezeichenbenutzer, die Geschäftsstelle der Gütegemeinschaft Güteschutz Kanalbau und der Güteausschuss, welcher die Berichte bewertet.

Pilotprojekt gestartet

Bereits im Herbst 2019 wurde vom Güteausschuss der Gütegemeinschaft und in Absprache mit den Gütezeicheninhabern ein Pilotprojekt zur Qualifikationsprüfung der Beurteilungsgruppen I, R und D in einem 24-monatigen Intervall verabschiedet. Unter anderem sollte das Projekt aufzeigen, ob durch die Prüfung digital übersandter Unterlagen begleitet durch einen Austausch mit dem Unternehmen per Telefon oder Videokonferenz die Prüfungen für alle Beteiligten effizienter gestaltet werden können, um Ressourcen zu schonen und die Prüfgebühren auf Sicht stabil halten zu können.

Der Ablauf wurde wie folgt festgelegt: In Unternehmen, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen wollen, werden die Angaben zur Qualifikation im Zwischenjahr ersatzweise schriftlich und ohne Präsenzprüfung aktualisiert und geprüft. Zur Aktualisierung erhalten die Unternehmen Statusdaten auf Basis des aktuellen Datenstandes. Nach Aktualisierung und Prüfung der Angaben erhalten die Unternehmen wie gewohnt einen Qualifikationsbericht mit allen Informationen und zugehörigen Bewertungen. Eine Ausnahme stellt die Prüfung und Bewertung der Dokumentation der Eigenüberwachung dar. Diese wird im Zwischenjahr ausgespart und erst beim folgenden Firmenbesuch im Unternehmen geprüft.

Insbesondere weil bei den Firmenbesuchen ein direkter Kontakt der handelnden Personen über mehrere Stunden die Regel war, wurde das Konzept im Frühjahr 2020 mit zunehmenden Herausforderungen zur Eindämmung der Corona-Pandemie modifiziert. Konsequent wurde die Vorgehensweise auf Basis digitaler Prüfungen auf alle Beurteilungsgruppen ausgeweitet, um die beteiligten Personenkreise zu schützen.

Mit Erfolg praktiziert

Diese Prüfvariante wurde bis ins Frühjahr 2021 mit großem Erfolg praktiziert. Zum Jahresende wurden die Erfahrungen und Ergebnisse der Prüfungen diskutiert und künftige Erweiterungsvorschläge ausgearbeitet. „Unter anderem wurde die Erfahrung gemacht, dass die Prüfung der Eigenüberwachungsunterlagen in die Dokumentenprüfung integriert werden kann, um so eine vollständig gleichwertige Prüfung auf Basis von digitalen Dokumenten zu erreichen“, erinnert sich Fandrich. Das wird seit März 2021 umgesetzt, womit im Vergleich zu den seit Jahren durchgeführten Präsenzprüfungen eine gleichwertige und vollständige Firmenprüfung möglich ist.

„Zwar ist bei diesem Prüfformat von den Firmen unter Umständen zusätzlich die Digitalisierung der Unterlagen zu leisten, die Vorteile überwiegen aber ganz deutlich, so dass das Verständnis und die Bereitschaft zur Mitarbeit bei den beteiligten Firmen ausgesprochen hoch ausfiel“, so das Fazit von Fandrich.

Ablauf definiert

Der Ablauf der Firmenprüfungen auf Basis digitaler Unterlagen folgt einem festen Schema: Der Prüfingenieur nimmt vor der anstehenden wiederkehrenden Prüfung Kontakt zum zuständigen Ansprechpartner im Unternehmen auf. Das erfolgt in aller Regel telefonisch. In diesem Gespräch werden der Prüfanlass und die aktuellen Beschränkungen bei der Präsenzprüfung erörtert und zwei Termine vereinbart. Der erste Termin dient der Übersendung der Unterlagen, der zweite Termin folgt einige Tage später und ist dem Abschlussgespräch zum Prüfergebnis vorbehalten.

Unterlagen per E-Mail

Die Termine sowie aktuelle Statusdaten mit der Benennung der Baustellen für die Eigenüberwachungsunterlagen und eventuelle Verweise auf weitere notwendige Unterlagen werden der Firma per E-Mail mitgeteilt. Nach Eingang der Firmenunterlagen erfolgt die Prüfung der Dokumente, unter Umständen noch eine Erläuterung zum Prüfergebnis verbunden mit der Bitte weitere Unterlagen einzureichen.

Im Abschlussgespräch, welches als Telefonat oder Videokonferenz durchgeführt wird, werden dem Unternehmen die Ergebnisse der Prüfung erläutert und entsprechende zielführende Maßnahmen zur Entwicklung des Unternehmens vereinbart.

Aufgrund der positiven Erfahrungen mit den Firmenprüfungen online ist für die Zukunft innerhalb der RAL-Gütesicherung Kanalbau weiter ein Mix aus Präsenz- und Online-Terminen sehr gut vorstellbar und es zeigt sich – wie in vielen anderen Bereichen der Wirtschaft – dass eine Krise die Kraft hat, eingespielte Abläufe neu zu denken und für alle Beteiligten zu optimieren.

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